Utskriftsvennlig versjon

Spesialrutinar

ARKIVLOKALER

Krav og frister 
Alle arkivskapere er forpliktet til å sørge for tilfredsstillende oppbevaringsforhold for sine arkiver. Rom som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille kravene til arkivrom i Forskrift om offentlige arkiv (kap. IV).

Forskriften har ikke tilbakevirkende kraft. Arkivskapere som ikke tilfredsstiller kravene ved det tidspunkt forskriftene forelå, skal tilstrebe kravene så snart det er praktisk og økonomisk gjennomførbart. Alle arkivlokaler i nybygg skal tilfredsstille kravene.

Alle arkivlokaler skal oppfylle kravene senest innen 13 år etter at forskriften trådde i kraft (2012).

Utforming og dimensjonering 
Ved planleggingen av arkivrom skal en ta rom for framtidig tilvekst.

Golv og reoler i arkivlokaler skal ha stor nok bæreevne til å tåle belastningen av arkivmaterialet. Reoler og hyller skal være laget av ikke-brennbart materiale (tilsvarende flammelakkert stål). Hyllene bør være regulerbare i høyden og hyllelengden bør vær en meter. I spesialrom for arkiv må reoler og hyller plasseres slik at materialet ikke står inntil vegg, tak eller på gulv. Nederste reolhylle skal ikke plasseres nærmere gulvet enn 10 cm. Hylleavstand til vegg skal være 5 cm.

Lokalene skal innredes med fri gulvplass til transport (min. 120 cm.) og reolganger til framhenting av materialet (min. 70 cm.).

Arkivlokalene skal være utstyrt med nødvendig arbeidsplass for arkivpersonalet. Dersom dette ikke er teknisk mulig, skal arbeidsplassen være i umiddelbar nærhet av arkivlokalet.

Arkivlokalene skal være utstyrt med tilstrekkelig belysning av godkjent kvalitet.

Sikring mot vann og fukt 
Arkivlokalene skal generelt være slik plassert og utformet at vann og fukt ikke trenger inn. Lokaler som kan trues av oversvømmelse kan ikke brukes til arkivrom.

Spesialrom for arkiv skal ikke inneholde vannførende rør eller radiatorer. For midlertidige løsninger som ikke tilfredsstiller dette kravet, skal lokalene utstyres med fuktføler, stengeventil og alarm.
Sikring mot brann og varme
Arkivlokaler skal generelt være sikret mot brann og skader som følge av sterk varmeutvikling. Det skal ikke være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for driften i lokalet. Det elektriske anlegget skal være etter forskrifter om branntrygge lokaler. Røyking er ikke tillatt i noe arkivlokale.

Alle arkivlokaler skal utgjøre egne separate brannceller. Vanlige kontorrom som oppbevarer dagligarkiver skal ha brannmotstandsevne min. A30 eller B30.

Spesialrom for bortsettingsarkiver skal ha brannmotstandsevne min. A60 eller B60.
Arkivskap som blir benyttet til bortsetting og eldre arkiver skal ha motstandsevne min. A 90.

Spesialrom for arkiv skal ha motstandsevne min. A120. Maling, gulvbelegg og annet må være av en slik art at det ikke fremmer brannspredning. Lokalet skal varmes opp med varmekabler i gulv, alternativt med egne vernekonstruksjoner eller varmluftsanlegg som ikke medfører brannfare. Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm tilknyttet brannvesenet og det skal være installert håndslukkingsapparat. Spesialrom skal ikke ha vinduer og de skal være utstyrt med selvlukkende dør.

Klimatisk sikring 
Arkivlokaler skal generelt være sikret mot skader på materialet forårsaket av temperatur, luftfuktighet, forurensing og støv. Alle arkivlokaler skal ha fast rengjøring. Temperaturen og klima skal være mest mulig konstant.

I kontorlokaler som inneholder papirmateriale skal temperaturen være mellom 18-20 grader.

I spesialrom for arkiv som inneholder papirmateriale og elektroniske materiale skal temperaturen være stabil rundt 15 grader. Den relative luftfuktighet skal være stabil mellom 40-60% for papir og 50% for elektronisk materiale.

I spesialrom for oppbevaring av foto og film skal temperaturen være stabil mellom 6-8 grader. Fargenegativer og lysbilder skal oppbevares under temperatur på minus 5 grader. Den relative luftfuktigheten i rom for oppbevaring av foto skal være stabil mellom 25-30%, mens det for nitratfilm og våtplater kreves luftfuktighet mellom 30-40%.

Sikring mot innbrudd og ulovlig tilgang til materiale. 
Alle arkivlokaler skal være sikret mot innbrudd og mot at uvedkommende kan få adgang til materialet. Alle arkivlokaler skal ha regler for tilgangen til lokale.

Spesialrom for arkiv skal sikres med særskilt innbruddsalarm.

Ettersyn 
Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og skal kontrolleres med jevne mellomrom med hensyn til sikringstiltakene.

UTSTYR

Innkjøp 
Ved innkjøp av utstyr skal en så langt mulig benytte seg av inngåtte rammeavtaler. Arkivtjenesten gir råd om godkjente kvaliteter o.a.

Bestandighet 
For alt materiale som skal oppbevares for ettertid skal det nyttes godkjent lagringsmedium. Foto, film og elektronisk materiale skal konverteres over til annet lagringsbestandig medium i den grad det er nødvendig for bevaringen.

Papirkvalitet 
Papir som lagringsmedium skal være arkivholdbart (permanent papir) etter internasjonal standard ISO 9706.

Elektroniske dokument 
Elektronisk lagringsmedium kan bare nyttes dersom de er basert på systemer, rutiner og formater godkjente av Riksarkivaren til dette bruk.

Mikrofilm 
Mikrofilm kan bare erstatte originaldokument på papir dersom de følger Riksarkivarens krav til rutiner og kvalitetssikring for dette bruk.

Foto 
For oppbevaring av fotografi skal det brukes syrefrie konvolutter o.a. utstyr som tilfredsstiller Riksarkivarens krav til oppbevaring av slikt materiale.

Skrivemateriell 
Merking av omslag, mapper, bokser o.a. som skal bevares, skal skje med lysbestandig blekk.

Arkivskap 
Arkivskap skal være låsbart. Arkivskap til dagligarkiv skal ha brannmotstandsevne A30 eller høyere. Arkivskap som brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv og eldre arkiv skal ha brannmotstandsevne A 90 eller høyere.

Bokser og annet oppbevaringsutstyr 
Arkivbokser og oppbevaringsutstyr skal være syrefrie, tette, med fast lokk og uten metall. Pappen skal tilfredsstille internasjonal standard for dette.

Hyller og reoler 
Hyller og reoler skal være av flammelakkert stål, eller materiale med tilsvarende brannmotstand og bæreevne.

SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENT

Taushetsplikt 
Alle arbeidstakere har taushetsplikt etter forvaltningsloven og de særlover deres arbeidsområde kommer inn under.

Adgang 
Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i avlåste skap så langt det er tjenlig. Kun arkivtjenesten har adgang til arkivskapene. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Fortrolig informasjon skal kun gis til den som har autorisasjon for de aktuelle opplysninger. Adgangen til elektronisk materiale reguleres av datasikkerhetstiltak for dette.

Kontorsikkerhet 
Fortrolig materiale som er under saksbehandling skal oppbevares nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal være avslått / utlogget ved pauser og etter arbeidsslutt.

Datasikkerhet 
Hver dag skal det tas sikkerhetskopi av all ny arkivverdig dokumentasjon.
Det skal være utarbeidet rutiner for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, gradert tilgang, loggesystemer o.a.

Alle programmer skal være utstyrt med automatisk viruskontroll.

Laster...