Utskriftsvennlig versjon

Daglege rutinar

Dokumentsenteret skal åpne og journalføre inngående post.

  • Saksdokumenter på papir blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om journalførende enhet/arkivskaper, journalføringsdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer.
  • E-post fra sentralt postmottak samt digital post via AltInn åpnes og journalføres.
  • Saksdokumentene blir klassert etter arkivnøkkelen.
  • Arkivtjenesten journalfører og skanner saksdokumentene og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker.

Rutiner for ekspedisjonen

Ekspedisjonen skal vere betjent og rullerer etter liste. Den som har vakt skal:

  • ikkje forlate ekspedisjonen utan å gi beskjed
  • ved fravær - bytt vakt med noen
  • telefonvakt
  • journalføre og videresende e-postar
    • husk å slette det som er utført
    • legg inn merknad på e-posten hvis du venter på tilbakemelding
    • målet er å vere ajour når ein avsluttar for dagen (be om hjelp tidlig dersom du ser du ikkje greier det)

Post- og dokumenthandsaming

Skanning

Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannast umiddelbart.

Dokumentsenteret registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:

  • at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
  • at alle sider er komne med i kvart dokument
  • at skanninga er kvalitetsmessig god nok
  • at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen

Journalføring i ephorte og interne rutiner dokumentsenteret

Dokumentsenteret er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane blir knytta til sak. Dokumentsenteret skal også journalføre arkivverdig e-post og faks sendt til det sentrale postmottaket.

Om inngåande brev viser til referansar, søker dokumentsenteret etter dette i sak-/arkivsystemet. Er det oppretta sak, blir inngåande brev knytt til saka. Dersom det ikkje er laga sak, gjer dokumentsenteret dette.

I inngåande JP skal dokumentsenteret føre på referansar frå avsendar dersom dette står i brevet.

Saksbehandlar skal sjå til at arkivkoden er rett.

I tekst på sak og journalpostar og i klassering som inneheld gards- og bruksnummer skal dette skrivast slik: Gbnr 14/5. Hvis det er festenummer eller seksjonsnummer skriv ein det slik:

Gbnr 14/5 f.1 eller s.1.

For kultur legg ein inn evt. objektnamn etter ordningsverdien.

Framgangsmåte for journalføring av inngåande brev i ephorte skal følgjast. Dokumentsenteret fordeler journalpost til rett avdeling og saksbehandlar.

Samtidig med journalføring skal dokumenta påførast stempelopplysningar. Etter journalføring skal dokumenta leggjast i skapet for midlertidig lagring. For arkivdelar som er på avdelingane (kultur og utdanning), skal papira sendast dit for arkivering.

Offentleg journal - MRFK praktiserer prinsippet om meiroffentlegheit

Den offentlege journalen gjev oversikt over alle inn- og utgåande brev, samtidig som konfidensielle opplysningar er skjerma for innsyn.

Dokumentsenteret skriv ut offentleg journal hver morgen. Denne blir publisert ca kl 1400 for foregåande dag. Dokumentsenteret kvalitetssikrar journalen - av to personar.

Restansar - post

Dokumentsenteret skal ha melding når nokon seier opp eller begynner i fylkeskommunen. Dette er den einskilde etat-/avdelingssjef sitt ansvar.

Når ein person har sagt opp skal dokumentsenteret skrive ut ei oversikt over kva dokument som ikkje er ferdigbehandla (restanseliste).

Dersom ein annan saksbehandlar skal overta dei ikkje avslutta sakene/dokumentene må dokumentsenteret ha melding om dette.

Utlånskontroll

Ved utlån av dokument/saker tar saksbehandlar kontakt med dokumentsenteret. Det skal kun lånast ut heile saker.

Ved utlån av saker frå fjernarkiv må det takast kontakt med dokumentsenteret.

Det er innstallert kortleser på døra til fjernarkivet, og det er kun et utvalg av personer som har tilgang. 

Utlånstida er 4 veker. Saksbehandlar plikter å returnere saksmappa innan denne fristen. Ønskjer ein å oppbevare saka/dokumentet lenger, skal dokumentsenteret ha melding om dette. Ved retur kontrollerer dokumentsenteret at saksmappa inneheld dei dokumenta som skal vere der.

Når saker blir lånt ut, skal det fyllast ut utlånskort. I ephorte skal det registrerast under fanekort utlån på ein journalpost og under fanekort merknader i saka at heile saka er utlånt.

Ved retur av dokumenta skal utlånskortet takast bort, og registreringa i ephorte skal endrast.

Saksmapper skal ikkje lånast ut til eksterne brukarar.

Postfordeling og postsirkulasjon

Avdelingsleiar på avdelinga har ansvaret for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet.

Vedkomande skal:

  • kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
  • utføre offentleg-vurdering. Journalpostar og saker som blir unntatt skal registrerast i systemet med lovheimel og tilgangskode. Ein må dessutan sørge for å skjerme personnamn og liknande i saks- og dokumenttittel, mottakar/avsendar, og klassering dersom naudsynt. Det skal gjerast ei ny vurdering av dokumenta dersom det på eit seinare tidspunkt ligg føre krav om innsyn. 

Saksbehandlar skal kontrollere at journalpostane er knytt til rett sak, at saka har rett klassering og offentlegvurdere sak og journalpost.

Saksfordelar/leiar og saksbehandlar fører sjølv inn eventuelle rettingar i journalen.

Avslutta saker

Saksbehandlar skal sette status F - Sak ferdig fra saksbehandler når ei sak er klar til å avsluttast. Dokumentsentert avslutter saka.

Før avslutting må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom saksbehandlar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte dokumentsenteret. Avslutta saker frå før 2007 åpnes ikke (Sak)

Interne dokument og notat

Internpost skal behandlast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til ePhorte nyttar ein dokumenttypane X og N.

Journalføring i fagsystema

Her skal det førast inn rutiner for journalføring i fagsystema i organisasjonen, dersom slike finst. Det skal vere rutiner for kven som journalfører i systema og kva for system dette gjeld.

Laster...