Utskriftsvennlig versjon

Rutinar for bruk av ephorte

Dokumenthandtering

Dokumenttyper

I inngående: Med inngående menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas til Møre og Romsdal fylkeskommune og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Inngående er også dokumenter som er arkivuverdig, dvs dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon (rundskriv, møteinnkalling ol).

U utgående: Med utgående menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som Møre og Romsdal fylkeskommune produserer for ekstern utsendelse.

S saksfremlegg: Med saksfremlegg menes dokumenter som er knyttet til utvalgsbehandling.

N notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv) som krever oppfølging og som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, N-notat skal avskrives.

X notat: Interne dokumenter som ikke krever oppfølging og avskriving. X-notat fremkommer ikke på offentlig journal.

Status journalpost (dokument)

Inngående dokumenter

Journalført
Standardverdi ved registrering av ny inngående journalpost i arkivet. Når arkivet registrerer det inngående dokumentet gis journalposten status J. Journalposten vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. Journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers liste over ubehandlede dokumenter. Dersom saksbehandler er sikker på at saken ikke vil få flere journalposter, kan status endres til F (Sak ferdig fra saksbehandler), så vil arkivet avslutte saka - da kan ikke nye journalposter registreres. 

Utgår
Kan benyttes i tilfeller der journalposten er feilregistrert. Journalposter med status U vises ikke i resultatlisten med mindre du ber om det. Journalposten beholder status U ved avslutning av sak. (Kun arkivet som kan sette saker og dokumenter til status U).

 

Saksframlegg er utvalgsdokument

Reservert
Dokumentet er under arbeid

Ferdig fra saksbehandler
Betyr at arkivet må avslutte saka

Til godkjenning
Til godkjenning hos leder

Godkjent
Godkjent av leder

Dersom dokumentet er kontrollert og funnet i orden av person som godkjenner, oppdateres journalstatusen. Dokumenter som ikke underlegges prosess for godkjenning og er ferdigbehandlet, ekspederes av saksbehandler fra Reservert til Journalført.

Oppdateringsrettigheter

Gjelder for Inngående dokumenter.

Saksbehandler kan omfordele innenfor egen enhet

Leder kan både fordele innenfor egen enhet og omfordele til andre enheter

Roller i ephorte

Administrator: Med administrator menes den personen i Møre og Romsdal fylkeskommune som oppretter og sletter/deaktiverer brukere, saksbehandlere, oppretter grupper og legger inn saksbehandlere i gruppene

Arkivar: Med arkivar menes den personen i Møre og Romsdal fylkeskommune som åpner, registrerer, skanner, distribuerer, avskriver og arkivlegger dokumenter, oppretter, redigerer og avslutter saker, samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten.

Leder: Med leder menes den person som har det overordnede saksansvar for en fagenhet

Saksbehandler: Med saksbehandler menes en person som kan behandle enkeltdokumenter og/eller hele saker.

Utvalgssekretær: Med møtesekretær menes den personen som har ansvar for møteforberedelse, føring av protokoller mv samt andre sekretærfunksjoner i et utvalg/komite.

Tilgangsbegrensning internt

Dokumenter som er unntatt fra offentlighet SKAL vurderes om de også skal skjermes internt. Intern tilgang til journalposter i ephorte kan styres gjennom tilgangsgrupper. Avhengig av dokumentformatet og avskjerming som er satt på sak og dokument, gir ephorte alle eller noen av de ansatte i Møre og Romsdal fylkeskommune tilgang til informasjonen i dokumentdatabasen.

Laster...