Utskriftsvennlig versjon

Innsyn

Innsyn i offentleg journal og offentlege dokumenter

For å behandle innsynsbegjæringer på en riktig måte har juridisk avdeling laget retningslinjer for hvordan det skal gjøres.

Fylkeskommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i Offentleglova. Det lages daglig en offentlig journal for ephorte.

Fylkeskommunen praktiserer meiroffentleghet som innebærer at det på anmodning, bør vurderes om dokumentet kan gjøres kjent helt eller delvis, selv om det er unntatt fra offentleghet. Offentleglova sier at enhver kan kreve å gjøre seg kjent med innholdet i en bestemt sak. Videre heter det at i utgangspunktet er alle dokumenter offentlege, dersom det ikkje er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.

Det er saksbehandlers/leders ansvar å avgjøre om et dokument er offentleg tilgjengelig eller ikkje. Saksansvarlig er ansvarlig for at dokumentet blir påført "Unntatt offentleghet" og hvilken lovhjemmel i Offentleglova som anvendes (riktig paragraf). Videre skal det registreres tilgangskode i ephorte. Saksansvarlig er også ansvarleg for at alle dokument som unntas offentleghet tilgangsvurderes og påføres riktig skjerming i ephorte.

Eksternt innsyn i arkiv

Kommunale arkiv som er skapt etter 01.01.1971 er åpne for innsyn etter reglene i offentleglova. Desse reglane gjeld ikkje for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiver. Etter forvaltningslova gjeld regelen om partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjere seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset i tid.

Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder for "noens personlige forhold", tekniske innretninger og framgangsmåter og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt på respektive 80 år og 100 år.

Innsynsretten gjelder heller ikke interne dokumenter (dvs dokument som et organ, et underordnet organ eller særskilte sakkyndige har utarbeidet som en del av intern saksforberedelse), opplysninger som kan få følger for rikets sikkerhet, og opplysninger det er utilrådelig at en person får kjennskap til, av hensyn til egen helse og forholdet til personer som står vedkommende nær (slike opplysninger kan likevel gjøres kjent for fullmektig for den det gjelder).

Et vilkår for å få innsyn i arkivene er at brukeren identifiserer den aktuelle saken, feks ved hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikke finnes detaljerte registre over arkivmaterialet, skal arkivleder undersøke om det inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt før brukeren får tilgang. Det vil vanligvis ikke bli gitt innsyn i arkiver som er uordnet. Det er flere grunner til dette: Det vil være vanskelig å kontrollere om dokumenter som er underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige, det vil være vanskeligere å kontrollere at alt utlevert materiale blir tilbakelevert, og framfinning i slike arkiv vil som regel være urimelig arbeidskrevende. Uordnede arkiver må likevel aldri bli mer enn en midlertidig begrunnelse for manglende innsynsrett, jf. Arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Forskere - dvs. personer med vitenskapelig stilling innenfor relevant fagområde, eller en person under veiledning av en med en slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter vedtak av arkivleder etter samråd med vedkommende fagenhet. Den som ønsker innsyn må selv søke kommunen om innsyn.

Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal inneholde:

  • informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger en vil ha innsyn i
  • opplysninger om formålet med innsynet
  • skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen
  • hjemmel for innsyn, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene

Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av Fylkeshuset. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet.

Depot-tjenesten er ansvarlig for at materialet blir satt på rett plass etter bruk.

Laster...