Alle offentlege organ skal til ei kvar tid ha ei oppdatert arkivplan, jf. forskrift om offentlege arkiv av 15. desember 2017, § 4. Arkivplana skal ihht. forskrifta vise kva for retningsliner, reglar, planer mv., som er gjeldande for arkivarbeidet. Arkivplana er eit planleggings- og styringsreiskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltninga i offentlege organ. Ei god arkivplan gjer det enklare å planlegge periodiske oppgåver og berekne det framtidige ressursbehovet. Den skal og vere et reikap for å halde ei samla oversikt over korleis arkivet er bygd opp, kva det inneheld, kvar det fysisk er plassert og korleis ein finn fram i arkivmaterialet. Ei arkivplan dokumenterer korleis eit offentleg organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretek arkivansvaret sitt. Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivlova med forskrifter. Eit verktøy for internkontroll Arkivplana er eit sentralt verkemiddel for å oppnå god internkontroll. Plana skal medverke til kvalitet i dokumentasjonsforvaltninga og i dei fylkeskommunale arkiva. Det inneber at organet har:
-
oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanninga
-
oversikt over organisasjonen og korleis ansvar, oppgåver og mynde for arkivarbeidet er fordelt
-
kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeida planer og tiltak for å redusere risiko
-
fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltninga
- tilrettelagt for at dei tilsette har tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheiter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon
ArkivansvaretI fylkeskommunen er det overordna arkivansvaret lagt til fylkeskommunedirektøren. Dette omfattar og arkivansvar for dei offentlege utvala som organet har satt ned, samt arkiv som er avlevert til arkivdepot. |