Alle offentlege organ skal til ei kvar tid ha ei oppdatert arkivplan, jf. forskrift om offentlege arkiv av 15. desember 2017, § 4. Arkivplana skal ihht. forskrifta vise kva for retningsliner, reglar, planer mv., som er gjeldande for arkivarbeidet.

Arkivplana er eit planleggings- og styringsreiskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltninga i offentlege organ. Ei god arkivplan gjer det enklare å planlegge periodiske oppgåver og berekne det framtidige ressursbehovet. Den skal og vere et reikap for å halde ei samla oversikt over korleis arkivet er bygd opp, kva det inneheld, kvar det fysisk er plassert og korleis ein finn fram i arkivmaterialet.  Ei arkivplan dokumenterer korleis eit offentleg organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretek arkivansvaret sitt. Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivlova med forskrifter. 

Eit verktøy for internkontroll 

Arkivplana er eit sentralt verkemiddel for å oppnå god internkontroll. Plana skal medverke til kvalitet i dokumentasjonsforvaltninga og i dei fylkeskommunale arkiva.

Det inneber at organet har:

• oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanninga
   
• oversikt over organisasjonen og korleis ansvar, oppgåver og mynde for arkivarbeidet er fordelt
   
• kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeida planer og tiltak for å redusere risiko
   
• fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltninga
   
• tilrettelagt for at dei tilsette har tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheiter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon 

Arkivansvaret

I fylkeskommunen er det overordna arkivansvaret lagt til fylkeskommunedirektøren.

Dette omfattar og arkivansvar for dei offentlege utvala som organet har satt ned, samt arkiv som er avlevert til arkivdepot.