Dokumenttyper

I - inngåande: Inngåande dokument (brev som kjem til fylkeskommunen frå ekstern avsendar) - genererer restanse

U - utgåande: Utgåande dokument (brev som sendes frå fylkeskommunen til ekstern mottakar)

S - saksfremlegg: Med saksfremlegg meinar vi dokument knytt til utvalsbehandling.

N - notat: Interne dokument (notater, rapporter osv) som krev oppfølgjing og som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Internt notat med oppfølgjing - genererer restanse

X - notat: Interne dokument som ikkje krev oppfølgjing og avskriving.

Status journalpost (dokument)

J - journalført

Dokumentet/journalpost er journalført og kontrollert av arkiv.  

R - reservert

Dokumentet/journalpost er under arbeid. 

F - ferdig

Dokumentet/journalpost er ferdig.

G - Til godkjenning

Dokumentet/journalpost er sendt til godkjenning hos leiar/godkjennar.

E - Ekspedert

Dokumentet/journalpost er sendt ut/ekspedert.

U - utgår

Kan benyttes i tilfeller der dokumentet/journalposter feilregistrert. Journalposter med status U vises ikkje i saka.

Journalposten behalder status U ved avslutning av sak.

Rollar i ephorte

Brukere

Alle medarbeidare som har tilgang til ephorte er brukere av systemet. Dette er ikkje ei sjølvstendig rolle, men eit samlebegrep som nyttast i dei øvrige rollebeskrivingane.

De vanlegaste rollane er:

• Saksbehandler – rollen er tilstrekkelig for vanleg saksbehandling. Ein saksbehandlar er ein brukar som mottek post og produserer saker, journalposter og sakdokumenter i saksbehandlingssystemet. Saksbehandlar vil normalt berre kunne oppdatere eigne journalpostar og saksdokument, men kan gis utvidet tilgang ved behov.
• Saksbehandlar VGS - rollen er tilstrekkelig for vanleg saksbehandling på skule. Ein saksbehandlar er ein brukar som mottek post og produserer saker, journalposter og sakdokumenter i saksbehandlingssystemet. Saksbehandlar vil normalt berre kunne oppdatere eigne journalpostar og saksdokument, men kan gis utvidet tilgang ved behov.
• Leiar – rollen gir brukaren moglegheit til å fordele saker og dokument. Leiarfunksjoner i ephorte utøves av tilsette som har ei leiarstilling eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta ein eller fleire leiarfunksjonar. Leiarar har utvida rettigheiter innafor ei avdeling eller seksjon.
• Leiar VGS (LDVGS) -  rollen gir brukaren moglegheit til å fordele saker og dokument. Leiarfunksjoner i ephorte utøves av tilsette som har ei leiarstilling eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta ein eller fleire leiarfunksjonar. Leiarar har utvida rettigheiter innafor si eining.
• Arkivansvarleg (AR1) – rollen arkivansvarleg har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registrering og retting i ephorte og har i tillegg adgang til alle registre i systema
• Arkivpersonale (AR2) - rollen arkivpersonale har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registrering og retting i ephorte (saker og journalpostar). Arkivpersonale gis tilgang til registre i systemet etter behov.
• Arkivpersonale på skule (ARVGS) - rollen arkivpersonale har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registrering og retting i ephorte på si eining. (saker og journalpostar)
• Systemansvarlig (SY) - rollen systemansvarlig har adgang til å opprette brukarar, tildele rollar og gjere endringar i den administrative strukturen i oppsettet av systemet
• Utvalssekretær (US) - rollen utvalssekretær kombineres rolla arkivpersonale for å kunne utføre oppgåvene knytt til utvalsbehandling mest mogleg effektivt. Med utvalssekretær meinast den personen som har ansvar for møteforbereiing, føring av protokollar mv samt andre sekretærfunksjoner i eit utval/komite.
• Saksfordeler (SF) - Rollen har utvida rettigheiter innafor si eining og brukaren har moglegheit til å fordele saker og dokument. Brukar av denne rollen må ha blitt gitt spesifisert fullmakt til å ivareta ein eller fleire leiarfunksjonar, men skal ikkje være leiar.
• Eksterne (EKS) - Oppretast til eksterne brukerar. Har kun lesetilgang på dokument dei har fått.

Utvalsbehandling

Alle saker som er til behandling av fylkeskommunens utval skrives i arkivsystemets utvalsmodul. Det gjeld alle utval.

Utvalgsmodulen dekker dei funksjonar som er nødvendig for å administrere og avholde møter: innkalling, saksliste, møteprotokoll og melding om vedtak. Når det er fatta vedtak i eit møte blir vedtaket ekspedert av saksbehandlar til dei ulike partene i saken. Utvalgssekretær er ansvarleg for utvalsbehandlinga. 

Saksgang utval

• Saksbehandler skriv saksframlegg
• Leder godkjenner
• Utvalgssekretær sett opp sakskart, gir saksnummer og lager møteinnkalling
• Utvalssekretariatet journalfører saksframlegg og publiserer møteinnkalling 
• Møtet avholdes
• Utvalssekretær skriv møteprotokoll i møtet og godkjennes av utvalet i møtet
• Utvalssekretær publiserer møteprotokoll
• Saksbehandlar ekspederer melding om vedtak

Tilgangstyring 

Saksbehandlar har ansvar om å vurdere om det er satt riktig tilgangskode og gradering på sine saker og dokumenter. Når ein unntar eit dokument i ephorte så settes det på ein tilgangskode som skjermar både eksternt og internt. 

Det er to tilgangsstyringar internt:

- Tilgangskode: Kun dei som er autorisert til å inneha denne tilgangskoden vil kunne sjå dokument med samme kode, men kun for sin seksjon/avdeling.

- Tilgangsgrupper: Om fleire skal jobbe med eit dokument så kan saksbehandlar/arkivar opprette ei tilgangsgruppe på dokumentet/saka. Denne vil gi ein eller fleire personar lese- og eller skrivetilgang til dokumentet eller saka.