Rutiner for periodisering og bortsetting

§13 i Arkivforskriften krev periodisering av arkiv. Riksarkivarens forskrift kapittel 4 omhandlar periodisering i detalj.

Møre og Romsdal fylkeskommune planlegg å innføre nytt system for saksbehandling og arkivering innan 31.12.2023. I samband med innføring av nytt system blir det gjort eit skarpt skilje mellom noverande sak- arkivsystem og det nye. Ved avslutting av noverande system vil det bli tatt uttrekk av heile basen med alle dei periodiserte arkivdelane. Dette for å få ei heilskapleg og kostnadseffektiv handtering av uttrekk og deponering for heile perioden systemet har vore i bruk. Ved etablering av nytt system for arkivering vil det bli satt opp med periodisering av saksarkivet kvart 4. år i samband med fylkestingsval.

Møre og Romsdal fylkeskommune har delt sakarkivet og den tilhøyrande journalen i forskjellige periodar. For eksempel blei ephorte periodisert i 2008 i samband med at fylkeskommunen oppgraderte til fullelektronisk arkiv. Sjå kapittel 4.1 for oversikt. Objektarkiv som for eksempel «Personal» blir ikkje periodisert på samen måte som dei emneorda arkivdelane. Alle arkivdelane vil bli periodisert ved overgang til nytt system.

Sjå oversikt over fagsystem for handtering av bevaring av dei. Ved systemskifte eller andre gjennomgripande endringar vil det bli gjennomført uttrekk av bevaringsverdige system i samarbeid med depot.

Papirarkiva er periodisert og vil bli ordna og listeført i samarbeid med IKA Møre og Romsdal IKS.