Fylkeskommunedirektøren sitt ansvar og delegering av mynde

Etter forskrift om offentlege arkiv § 1, 2. ledd, ligg det overordna arkivansvaret til den øvste leiinga i organet. Fylkeskommunedirektøren er etter kommunelova § 13-1 den øvste leiaren i fylkeskommunen og den som skal sørge for at organiseringa av arkivtenesten og arkivarbeidet er i samsvar med lov og forskrift. Det fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.

I samsvar med Møre og Romsdal fylkeskommune sitt administrative delegeringsreglement § 6, delegerer fylkeskommunedirektøren all mynde på eit saksområde til avdelingsdirektør eller stabsleiar, med mindre anna går fram av fylkeskommunedirektørens sin konkrete delegering. Og innafor arkivteneste og arkivarbeid er fylkeskommunedirektørens mynde delegert etter desse prinsippa. Det er den einskilde leiar ute i einingane som skal sjå til at arkivarbeid og arkivteneste er i samsvar med gjeldande regelverk. Juridisk sjef er leiar for Stab for juridiske og administrative tenester, herunder seksjonen Dokumentsenteret. Seksjonsleiaren for Dokumentsenteret har sitt mynde delegert frå juridisk sjef, og har det faglege ansvar for fylkeskommunen sin samla arkivteneste, for arkivdanning og bevaring av arkivmateriale.

 Reglement:

- Administrativt delegeringsreglement

Arkivtenesta

Seksjonsleiar for Dokumenstenteret skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i fylkeskommunen. Hovudoppgåver er:

• å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren og om endringar i lov og regelverk for offentleg arkiv
• å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle fagleg kompetanse og halde seg oppdatert om den faglege utviklinga
• å gje nytilsette nødvendig opplæring
• å rapportere til leiinga i fylkeskommunen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• å utarbeide verksemdplanar for arkivtenesta
• å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
• å føre kontroll med at arkiva i fylkeskommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
• å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
• å vere kontaktperson med Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal IKS
• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• Seksjonsleiar skal samen med dokumentsenteret følgje opp saksbehandlarane og sikre at desse har kunnskap om bruken i høve til dei rettane dei har.
• sørge for at det blir teke vare på dokumentasjon av arkivrutinar og arkivsystem

Seksjonsleiar skal takast med på råd når fylkeskommunen skal velje sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell.

Seksjonsleiar skal få høve til å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjon av verksemda i fylkeskommunen.

Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

• registrere inngåande post og andre førespurnader utanfrå og kvalitetssikring (journalføring og restansekontroll)
• sikre at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar ol) og resultatet av handsaminga.
• sørge for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for organisasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida

Oppgåvefordeling og arkivansvar

Arkivansvar arkivpersonale ved dokumentsenteret:

Dokumentsenteret skal registrere arkivverdig post og andre førespurnader utanfrå. Dei skal også kvalitetssikre arkiva slik at dei dokumenterer korrekt opphavet til ei sak, saksbehandlinga og resultatet av handsaminga.

Arkivoppgåver:

• lese postjournal
• motta, åpne, stemple, skanne og journalføre all arkivverdig post
• journalføre epost
• journalføre frå SvarInn (post direkte inn i sak/arkivsystemet)
• nedlasting av dokument frå Altinn
• oppdatere malar
• følge med på utsendingar gjort av RobOttar (vår digitale medarbeidar)
• kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
• kvalitetsikre (kontroll av registreringer)
• betjene utlån frå papirarkiv
• arkivere (signerte avtalar og kontraktar)
• sjekke interne søk
• sjekke SvarUt feilet/Under sending
• klassere saker
• avslutte saker
• support mot tilsette i hele fylkeskommunen (både pr telefon og "personlig oppmøte på kontor")
• opplæring av nye medarbeidarar
• sende ut innsynskrav til saksbehandlar
• finne fram og kopiere tannjournalar som det er bede om innsyn i

Arkivansvar arkivpersonale ved skolane:

Kvar skule er definert som ein eigen journalenhet. Arkivansvaret på kvar skule ligg til leiar av skulen.

Arkivpersonale ved skulane skal registrere arkivverdig post og andre førespurnader utanfrå. Dei skal også kvalitetssikre arkiva slik at dei dokumenterer korrekt opphavet til ei sak, saksbehandlinga og resultatet av handsaminga.

Ephorte er fylkeskommunen sitt verktøy for dokumenthåndtering, og alle elevar har si unike opplæringsmappe der. 

Arkivoppgåver:

• lese postjournal
• motta, åpne, stemple, skanne og journalføre all arkivverdig post
• journalføre epost
• nedlasting av dokument frå Altinn
• følge med på utsendingar
• kvalitetsikre (kontroll av registreringer)
• betjene utlån frå papirarkiv
• sjekke interne søk
• klassere saker
• avslutte saker
• support mot tilsette på skolen

Arkivansvar for saksbehandlar i alle einingar:

Saksbehandlar er ansvarleg for at arkivverdig materiale blir arkivet. Med arkivverdig materiale menes dokument som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon, uavhengig av hvilket medium.

Arkivoppgåver:

• saksbehandlar skal sørge for at mottatte og utsende journalpostar blir arkivert i ephorte. 
• gi tilbakemelding til dokumentsenteret om eventuell feilplassering av journalposter og saksansvar
• saksbehandlar skal sørge for at all saksbehandling skjer i fylkeskommunens sak/arkivsystem ephorte, eventuelt i aktuelt fagsystem
• saksbehandlar skal kontrollere at journalpostane er knytt til rett sak, at saka har rett klassering og offentlegvurdere sak og journalpost
• restanser må være avskrevet og alle dokument ekspedert før saka kan settes i status F - Ferdig
• sende ut utgående dokument som ikkje ekspederes elektronisk (papir)
• gå gjennom journalpostar i status R - ferdigstill om mulig/la dei utgå hvis det er aktuelt
• ferdigstille saker etter kvart som de er ferdigbehandla (Status: Ferdig fra saksbehandler)
• saksbehandlar skal følgje dei retningslinene som er nedfelt i rutinane (sjå punkt 3.1 Rutinar for saksbehandlarar).

Arkivansvar for leiarar i alle einingar:

Leiar er ansvarleg for at all arkiverdig materiale i si eining bli arkivert. Leiar er ansvarleg for at eininga har nødvendig utstyr, opplæring, rettleing og kompetanse slik at krava i arkivforskrifta blir fulgt. Leier er også pålagt og ha oversikt over restanser, uferdige journalposter og fordeling av journalposter i si eining.

Arkivoppgåver:

• gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar
• kontrollere at rett vurdering er gjort med omsyn til om dokumentet skal vere offentleg eller ikkje
• sjå til at restanselister vert følgd opp
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming blir ivaretatt
• informere arkivtenesta om når tilsette skal slutte, ha permisjon eller er langtidssjukelmeldte.

Systemansvar

Dokumentsenteret er systemansvarleg for fylkeskommunens sak-/arkivsystem, ephorte.

Systemansvaleg har saman med driftsansvarleg frå IT ansvar for å sikre eit strategisk og langsiktig fokus for ephorte og best mogleg utnytting av dei arbeidsprosessar systemet understøttar. Dokumentsenteret er saman med IT seksjonen ansvarleg for at systemet støttar gjeldande krav til mellom anna informasjonstryggleik og vedlikehald.

Eksternt ansvar

Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKS (IKA)

Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (IKA) er ei interkommunal verksemd som er oppretta med heimel i lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999. Møre og Romsdal fylkeskommune er ein av eigarane i IKA Møre og Romsdal.

IKA Møre og Romsdal er fylkeskommunens arkiv depo. Fylkeskommunen har eigedomsretten til det avleverte materialet. IKA er ansvarleg for ordning, katalogisering, vedlikehald og ekspedisjonar frå dei avleverte arkiva.

Andre tenester fylkeskommunen får frå IKA er:

• råd og rettleiing i spørsmål knytt til ikt og arkiv
• hjelp med den faglege og teknologiske utviklinga som skjer innanfor ikt og arkivarbeid
• utarbeiding og iverksetting av kommunale arkivplanar
• deltaking i arbeidet med omlegging frå gamal til ny arkivnøkkel
• ivartea personregister og arkiv med personopplysningar
• arbeid med eldre kommunalt arkivmateriale

Statsarkivet i Trondheim

Møre og Romsdal sokner til Statsarkivet i Trondheim sitt distrikt. Statsarkivet er eit av totalt åtte statsarkiv i landet, og er ein del av arkivverket. Institusjonen har tilsyn med arkivområder i den offentlege forvaltninga. Institusjonen bistår offentleg forvaltning med råd og veiledning.

Riksarkivaren

Riksarkivaren har den overordna faglege myndigheit over alle offentlege arkiv.

Datatilsynet

Datatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjeld personopplysningar og personregister.