RobOttar er vår digitale medarbeidar, ekspedering og journalføring er fylkeskommunens første robotiseringsprosess. Det betyr i praksis at saksbehandlar og godkjenner slepp tak i prosessen så snart status er satt til F - ferdig, på utgåande brev. Da går oppgåva til RobOttar som tek jobben med å sende ut alle brev og etterpå journalføre dei. Han gjer dei arbeidsoppgåver han er programmert til.

Ekspedering og journalføring av utgående brev.

RobOttar var klar 24.06.2020. Inntak ved utdanningsavdelinga har pilotert løysinga sidan 01.09.2020. Heile sentraladministrasjonen var kopla på før årskiftet 2020/2021. Dei vidaregåande skolane var sist på lista og er per i dag ikkje kopla på.

Det startar med at han ekspederer utgåande dokument i status F (ikkje x-notat, n-notat, epost, saksframlegg). Dersom dei feilar - manglar info i avsendar/mottakar, vil han søke opp dette i folkeregisteret/enhetsregisteret og forsøke å sende det ut på nytt. Etter utsending journalfører han dokumenta.

Dersom han ikkje finn informasjon på mottakar, det ikkje er hoveddokument på journalposten eller det skjer noko anna roboten ikkje forstår fører han dette opp i rapporten sin som han sender ut etter køyringa er ferdig.

Feilane i rapporten blir gjennomgått av ein på dokumentsenteret.

RobOttar henta alle brev med status F i køa si og vil dermed fullføre ekspederinga slik han er lært/programert å gjere. Dokumenta ekspederast ut tysdag til torsdag kl 12 og kl 16. Måndag, kl 8, kl 12 og kl 16. Fredag kl 12.

Ved oppretting av journalpost, er det alltid saksbehandlars ansvar å foreta ei vurdering av om brevet som går ut frå fylkeskommunen skal vere offentleg eller ikkje. Alle saksbehandlarar må altså gjere ei vurdering av kva for tilgangskode som skal nyttast.

RobOttar tek ingen kontroll på tilgangskoder. Tittel i saken og i journalposten i ephorte kjem på offentleg journal (med nokre unntak).

Journalføring av dokumentar i status E, S (og F).

Robottar var klar med denne prosessen 19.05.21. Dokumentsenteret piloterte og testa prosessen saman med utviklar. Det vart starta med dei eldste journalpostane fram mot dags dato.

Frå 23.06.21 var fylkeskommunen ajour med eldre journalpostar i status E, F, og S. Frå den datoen starta RobOttar opp med fortløpande journalføring.

RobOttar sjekkar at det er dokument på journalposten og journalfører. Dette gjærast for alle typar journalpostar i status E og S. For status F gjerast dette berre for interne notat.

Dette arbeidet gjær roboten på natt. Det rapporterast på kor mange som er journalførte og evt. avvik. 

3 prosesser vedrørande overføring av skjema til riktig skole:

• A-skjema
• B-skjema
• Minoritetssprålig skjema

Detta er 3 skjema som omhandlar tidleg inntaket. Skjemaene ligg i sak og arkivsystemet, dei overførast til skolen eleve kjem inn på etter første inntaket.  

2 prosesser i forbindelse med RF/regionalforvaltning:

Tilskotsøknaden sendast til RobOttar via mail frå Regionalførvalting.no. RobOttar journalfører denne i sak og arkivsystemet.

• Journalføring av tilskuddssøknader
• Journalføring av søknadsinnstilling