Saksbehandlars ansvar og rutinar

Saksbehandlar har eit viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlar er ansvarleg for at arkivverdig materiale blir arkivert. Med arkivverdig materiale meines dokument som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon. Det er innhaldet som avgjer om det skal arkiverast eller ikkje (uavhengig av hvilket medium det er motteke i). Sjå om saksbehandlars ansvar i punkt 1.3 ovanfor.

Saksbehandlar skal følgje dei nedfelt i rutinene, jfr lenke. 

https://intranett.mrfylke.no/Intranett/Stoetteseksjonar/Dokumenthandtering

Rutinar for innsyn

Offentleglova inneheld lovføresegner om retten til å få sjå (innsyn) i dokumenter i offentleg forvaltning. Hovudregelen er at alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og andre liknande register.

Alle innsyn som kjem inn via fylkeskommunens innsynsløysning(link) kjem først til dokumentsenteret. Det er da dokumentsenterets ansvar og sende ein mail til saksbehandlar om at han/ho har motteke eit innsyn. For å behandle innsynskrav på ein riktig måte har fylkeskommunen laga retningsliner for korleis ein skal gjere det. Saksbehandlar er forplikta til å følgje denne.

Det er viktig at saker som gjeld dokumentinnsyn blir avgjort så snart som mogleg og helst innan tre dagar etter at kravet er motteke.  Personar som ikkje har fått svar innan 5 dagar, kan klage som om det var gitt avslag.

Klage på avslag om innsyn skal førast i sak- og arkivsystemet. Dersom ditt vedtak om å avslå eit krav om innsyn, blir påklaga, skal du vurdere om det er grunnlag for å ta klaga til følgje og gi innsyn slik det er bede om. Dersom du held fast på vedtaket, skal saka sendast til Statsforvalteren til behandling som klagesak. Før saka blir oversendt statforvalteren, skal juridisk seksjon kontaktas.

Bruk av verktøy

Saksbehandlar skal bruke alle saksbehandlarprogram i samsvar med retningslinjene.

Skyggearkiv/kopiarkiv

Det skal ikke opprettast systematiserte skyggearkiv/kopiarkiv hos den enkelte saksbehandlar eller ved einingane. Kopiarkiv er uheldig fordi det øker risikoen for at journalføringspliktig og/eller arkivverdig dokumentasjon aldri når fram til arkivtjenesta, samt at det fort kan oppstå tvil om eit kopiarkiv i praksis kan inneholde originalt arkivmateriale. Det er saksbehandlar sjølv som er ansvarlig for at slike kopiar blir forsvarlig oppbevart og seinare makulert så fort behovet ikkje lenger er til stades.

Teieplikt

Som offentleg ansatt er man underlagt forvaltningslova, som i § 13 slår fast at "enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang til eller kjennskap til det han/hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

• noens personlige forhold/opplysning om:
  • Religion
  • Helseopplysninger
  • Fagforeningsmedlemskap
  • Politisk oppfatning
  • Rasemessig eller etnisk opprinnelse
  • Straffbare forhold
  • Filosofisk overbevisning
  • Genetiske opplysninger
  • Biometriske opplysninger
  • Seksuelle forhold
  • Seksuell legning
• tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår"