Dokumentsenterets rutinar for dokumentfangst, journalføring og kvalitetssikring av arkiva i alle einingar:

- Rutine for dokumentfangst, journalføring og kvalitetsssikring i sak- og arkivsystemet i alle eininga

Post- og dokumentbehandling

Arkivpersonalet skal åpne og journalføre inngåande post.

• Papir blir stempla og påført saksnummer
• E-post frå sentralt postmottak samt digital post via SvarInn og Altinn journalføres
• Sakene blir klassert etter arkivnøkkelen (K-koder)
• Arkivpersonalet journalfører og skanner saksdokumenta og knytt dei til eksisterende saker eller oppretter nye

Skanning

Når posten er sortert skal arkivverdige dokument skannes umiddelbart.

Arkivpersonale registrerer innkommen post i arkivsystemet og kontrollerer følgjande:

• at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
• at alle sider er med i kvart dokument
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen

Dokumentsenteret åpner all post for alle avdelinger, med unntak av post stilet direkte med personnavn. Dei vidaregåande skolane åpner, skanner og fordeler posten sin sjølv.

Offentleg journal

Den offentlege journalen gir ei oversikt over alle inn- og utgåande brev og interne notat, samtidig som konfidensielle opplysningar er skjerma for innsyn.

Dokumentsenteret kvalitetssikrar offentleg journal kvar arbeidsdag. Den blir publisert kl 1400 to dager etter journalføring.

Rutinar når nokon startar eller sluttar

Dokumentsenteret har ansvaret for å oppdatere brukarrettar og rollar i sak- og arkivsystemet. 

Dokumentsenteret skal ha melding når nokon seier opp eller startar i fylkeskommunen. Dette er den einskilde leiar sitt ansvar. Leiar melder dette via https://selvbetjening.mrfylke.no/

Når ein person har avslutta arbeidsforholdet, skal dokumentsenteret skrive ut ei oversikt over kva dokument som ikkje er ferdigbehandla (restanseliste). Saksbehandler skal også gå gjennom alt anna (rydde) i sak- og arkivsystemet før han/hun sluttar.

Dersom ein annan saksbehandlar skal overta dei ikkje avslutta sakene/dokumenta må dokumentsenteret ha melding om det.

Avslutta saker

Saksbehandlar skal sette status F - Sak ferdig fra saksbehandler, når ei sak er klar til å avsluttast. Dokumentsentert avslutter saka.

Før avslutting må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom saksbehandlar ønsker å opne ei avslutta sak, skal ein kontakte dokumentsenteret. Avslutta saker frå før 2007 åpnes ikkje (arkivdel SAK).

Innsyn

Adgangen til arkiv er i all hovudsak regulert av offentlegheitslovenes, forvaltningslovenes og personopplysningslovens bestemmingar.

Postjournalen er offentleg når registreringsopplysningar av fortruleg art er anonymisert, gjort uleseleg eller slettet. Postjournalen er den naturlege innfallsvinkelen for det brede publikum til dokumenter i aktivt arkiv.

- Rutinar for behandling av innsyn

Forespørsel om innsyn i eldre og avslutta arkiv i fylkeskommunens/virksomhetens bortsettingsarkiv skal gå via dokumentsenteret.

Dokumentsenteret skal på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokument og opplysningar dersom disse er tilgjengelege for vedkommande. Hvis IKA Møre og Romsdal ivaretek depotansvaret så vil dokumentsenteret henvende seg til IKA.

Utlån av dokumenter – Internt

Rutinar for utlån av dokument – Internt:

-        Ved utlån av dokument/saker tek saksbehandlar kontakt med dokumentsenteret. Det skal kun lånast ut heile saker.

-        Når saker blir lånt ut, skal det fyllast ut utlånskort. Utlånskortet skal være utfylt med låntakers navn/initialer, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhol. Utlånskortet erstattar saken fysisk i arkivet.

-        Ingen saker må fjernes frå aktivt arkiv utan at utlånet registrerast i journalen eller markeres ved utlånskort i arkivet.

-        Utlånte saker skal under saksbehandlinga oppbevarast i spesielle omslag som skiller dem tydeleg frå øvrige saksomslag. Avslutta saker må ikkje blandes med nye saker.

-        Saksbehandlar er ansvarleg for at dokumenter i den enkelte sak holdes samlet og at dokumenta ikkje påførast nye notat eller skades. Saksbehandlar er ansvarleg for at frista for tilbakelevering overhales.

-        Utlånstida er 4 veker. Saksbehandlar plikter å returnere saksmappa innan denne fristen. Ønsker ein å oppbevare saka/dokumentet lenger, skal dokumentsenteret ha melding om det.

-        Ved retur til arkivet ajourføres journalen/utlånskortet og kortet fjernes frå arkivet.

-        Dokumentsenteret kontrollerer at utlånte saksmapper leverast tilbake i rett tid og at mappene er i rett stand. Arkivpersonalet setter mappene tilbake på rett plass i arkivet.

Utlån av dokumenter – Eksternt

Møre og Romsdal fylkeskommune skal legge til rette for at allmenta kan få låne fylkeskommunen sitt arkivmateriale i henhold til lover og forskrift. Publikum skal bli gjort kjent med reglane for utlån av dokument. Personar som låner materiale skal kvittere for utlevert materiale og skal anvises plass under oppsyn.

Ingen saker må fjernes frå arkivet utan at utlånet blir registrert, samt markert med utlånskort i arkivet. Utlånskortet skal vere forskriftsmessig utfylt og erstatter saka fysisk i arkivet på same måte som for internt utlån. Ved retur til arkivet ajourføres registreringa/utlånskortet og kortet fjernes frå arkivet. Det må brukast standardblanketter for registrering og kvittering av utlånt materiale.

Utlånt materiale skal ikkje ligge framme over natta. Originalt materiale kan ikkje lånast ut frå verksemda til eksterne brukar, unntatt i heilt spesielle tilfelle.

Ved forespørsel har berørte parter i ei sak krav på kopi av originalt materiale. Det kan krevjast betaling for kopi etter gjeldande retningsline for dette.